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Afinal, o que é compliance?

O termo está em alta. São inúmeros os advogados que estão aderindo às técnicas e adequando os seus escritórios à área.

A tradução literal da palavra refere “conformidade”, sendo que é derivada do termo “to comply ” (cumprir), que expõe regras, comandos, pedidos.

No Brasil, o termo se disseminou em decorrência da Operação Lava Jato. A investigação gerou a necessidade de normas anticorrupção, o que repercutiu nos escritórios de advocacia.

De fato, compliance é cada vez mais popular. A tendência global é que deixe de ser exclusividade de grandes corporações e faça parte de pequenas empresas, pois há uma preocupação muito grande com a prevenção da corrupção.

Mesmo com essa tendência, a 3ª edição da Pesquisa de Maturidade do Compliance no Brasil, apontou que o nível de maturidade das empresas do nosso país ainda é franco, pois não há um processo de reporte de não conformidade com as normas.

Esse resultado demonstra a importância de as empresas entenderem a definição correta de o que é compliance e como as suas práticas beneficiam as empresas.

Entendendo melhor o que é compliance

O surgimento da Governança Corporativa

Na realidade, para entender o que é compliance é preciso entender o que é Governança Corporativa.

A chamada Governança Corporativa surgiu no século XX, quando as empresas passaram a integrar transações internacionais. Nesse momento, surgiram conflitos entre a propriedade e divergências entre sócios, executivos e os interesses da empresa.

Nesse sentido, a Governança Corporativa foi necessária porque a gestão da empresa saiu das mãos do acionista e passou a ser responsabilidade do administrador da empresa.  A partir desse momento, passou-se a buscar o que é melhor para a empresa, o que gerou entendimento distinto entre acionistas e administradores.

Assim, a Governança Corporativa foi desenvolvida para criar mecanismos que garantiriam que o comportamento dos administradores esteja alinhado aos interesses empresariais.  Basicamente, esses interesses seriam a obtenção de lucro para que a empresa consiga prosperar legalmente.

Normalmente, o que as empresas fazem é ter um código de conduta. Esse código definirá as regras de éticas a serem seguidas, sendo que deve abranger funcionários, fornecedores e associados. Ou seja, todos aqueles que, de alguma forma, possuem contato com a empresa.

O que é compliance dentro da Governança Corporativa

Dentro desse cenário, compliance nasceu como mera adequação jurídica. Todavia, ao passar dos anos, as empresas perceberam que era muito difícil a adequação dessas normas externas sem o conhecimento pleno dos processos internos, metodologias de trabalho, etc.

Nesse sentido, compliance é um dos princípios fundamentais da Governança Corporativa, juntamente com:

  • Transparência (Disclosure)
  • Equidade (Fairness)
  • Prestação de Contas (Accountability)
  • Ética.

Compliance é um conjunto de normas e regulamentos adaptados às especificidades do negócio. Essas regras são estabelecidas para a prevenção de crimes e desvios de condutas dentro das empresas.

A partir delas, é possível identificar e sanar eventuais desvios das regras estabelecidas. O profissional responsável pelo setor analisará as condutas dos associados baseado nas normas internas e externas do escritório. Fazendo isso, garantirá que todos os associados e colaboradores seguirão os parâmetros de qualidade estabelecidos pela empresa.

As normas externas são aquelas estabelecidas pelos órgãos reguladores, conforme os padrões estabelecidos para o segmento da empresa. Já as normas internas são as criadas conforme a cultura da empresa.

Veja como funciona a exportação de intimações:

Pilares do compliance

Para entender ainda melhor o que é compliance, é necessário analisar os pilares que formam a base desse princípio.

Tone from the Top (ou Tone at the Top)

“O exemplo vem de cima”.

Ou seja, o líder da empresa (o dono, CEO, sócio-gerente, etc) é o responsável por dar o maior exemplo nesse sentido. Fará isso promovendo atividades práticas e fomentando a comunicação em todos os níveis da empresa.

Fora isso, por óbvio que a mais importante das práticas será cumprindo as leis, decretos, resoluções e políticas internas. Cada decisão deverá estar pautada dentro dos preceitos éticos determinados pelos regramentos, a fim de que seja o maior exemplo.

Avaliação dos Riscos (Risk Acess)

A avaliação dos riscos é necessária para que futuros problemas sejam evitados. Essa avaliação de riscos será adaptada a cada tipo de empresa, pois cada uma delas possui mercados de atuação próprios, bem como produtos, serviços e soluções distintos, além de  terceiros com quem se relacionam.

Para que tenha efeito, deve ser feita periodicamente e os seus resultados devem ser levados em conta na hora da mudança de estratégias.

Código de Conduta ou Código de Ética

Cada empresa deve formular o seu regramento, pois é impossível term uma política de ética sem regras claras. A partir do momento que a empresa dá clareza aos seus preceitos, permite que a obediência a esse códigos seja fiscalizada e exigida.

Controles Internos

No momento em que os riscos são avaliados, os controles internos passam a ser necessários. Aqui, o importante do compliance é definir o que será feito para monitorar e evitar que esses riscos ocorram.

Treinamento / Comunicação

A comunicação engloba a fala e também a comunicação institucional. É preciso que o programa de compliance seja repassado aos demais associados, bem como terceiros envolvidos com a empresa.

Canais de Denúncias

Internacionalmente conhecido como “hot line” ou “red line”, trata-se de um canal onde as denúncias de descumprimento das normas da empresa possam ser feitas. É importante que esse canal mantenha a identidade da pessoa em sigilo, para que não haja o sentimento de repressão.

Outro aspecto fundamental é entender que esses canais não serão usados apenas pelos colaboradores, mas por todas as pessoas que tenham contato com a empresa.

Investigação Interna

A investigação deve ser feita internamente e não pode depender somente da polícia. Na realidade, caso não haja uma investigação interna, o compliance não terá sido feito.

Due Diligence

A “devida diligência” é uma espécie de checagem da pessoa que começará a se relacionar com a empresa. É uma espécie de monitoramento do terceiro, a fim de que ele esteja em conformidade com regras da empresa.

Monitoramento

O monitoramento seria o fechamento do ciclo. Por meio do monitoramento, é possível identificar se o programa de compliance estabelecido segue o padrão desejado (aquele estabelecido na missão, visão, valores da empresa) e se são necessárias novas métricas para que ele seja implementado com sucesso.

O que o profissional de compliance faz

Quando uma empresa estabelece um departamento de compliance, basicamente o que ela entende é que precisa de alguém para estabelecer as suas regras internas, adaptadas ao que o mercado exige. Logo, sabe que precisa de alguém que entenda de leis, como um advogado, com uma assessoria jurídica que o ajude nessas regras. Esse profissional, por sua vez, deve estar atendo para o papel que pretende demonstrar: ele será um consultor e não um mero fiscal das normas.

Assim, seguem alguns pontos dos quais os profissionais que precisam estar atentos:

  • entender o mercado de atuação da empresa, para que consiga prever os riscos externos;
  • controle e análise de riscos internos;
  • elaborar os procedimentos internos;
  • saber fazer uma análise das melhores práticas e que refletirão nas decisões dos investidores;
  • controles contábeis;
  • entender profundamente as metas e objetivos dos administradores e dos sócios;

Todas essas são práticas que conduzem o profissional que atuará na área de compliance,  pois o entendimento da empresa, suas normas e as normas externas são apenas a base de o que é compliance.

 

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O QUE É COMPLIANCE

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